+84 (24) 7306 6336 info@apzon.com

Triển khai dự án phần mềm ERP từ chiến lược tới thực thi

Trình tự tất tần tật các bước triển khai ERP: trước, trong, đưa vào vận hành và khai thác sử dụng

Thông tin bài viết mang tính tham khảo.

Doanh nghiệp có kế hoạch triển khai ERP, tùy tình hình thực tế của mình để cân nhắc các bước triển khai linh hoạt và phù hợp

Trước khi đi vào chi tiết, hãy cùng tìm hiểu

ERP là gì?

Nếu bạn chưa biết ERP là gì thì click vào đây ERP là gì?

Bạn đã biết rồi xin mời đọc tiếp bên dưới,

Chuẩn bị cho dự án phần mềm ERP – Doanh nghiệp cần làm gì?

20 điều doanh nghiệp cần tìm hiểu trước khi triển khai phần mềm ERP.

  1. ERP là giải pháp phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động kinh doanh chứ không đơn thuần là một giải pháp công nghệ
  2. Triển khai ERP thành công là một thách thức không hề nhỏ đối với doanh nghiệp
  3. Lựa chọn đúng giải pháp phần mềm là một yếu tố để triển khai ERP thành công
  4. Không có phần mềm ERP nào là hoàn hảo. Mọi phần mềm đều có điểm mạnh và điểm yếu.
  5. Tài liệu thiết kế quy trình kinh doanh (Business BluePrint) là yếu tố quan trọng để triển khai ERP thành công
  6. Việc thay đổi, tái cấu trúc quy trình doanh nghiệp phải được thực hiện trước chứ không phải trong và sau khi triển khai ERP
  7. Các giải pháp đóng gói (Best Practices) và Giải pháp cấu hình sẵn (Pre-configured Solutions) không giải quyết được hết các thách thức ERP phải đối mặt.
  8. SaaS ERP (ERP như một dịch vụ) không làm giảm bớt rủi ro doanh nghiệp đang phải đối mặt.
  9. Dự án sẽ thất bại nếu quản lý thay đổi tổ chức không được quan tâm đúng mức và không có ai chịu trách nhiệm.
  10. Cần sự hỗ trợ và ủng hộ từ người có quyền lực cao nhất và có thể ra quyết định ngay (Excutive-buy-in)
  11. Sự tham gia của đội ngũ những người quản lý ưu tú, những người nắm giữ vài trò chủ chốt và nắm giữ quy trình chính của công ty (A-Team) là yếu tố then chốt cho sự thành công cử dự án triển khai ERP
  12. Không có ERP nào phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.
  13. Nếu hoạt động của doanh nghiệp và hệ thống ERP không khớp nhau (misaligned) thì đó không phải là lỗi của phần mềm.
  14. Mong đợi/Kỳ vọng luôn cao nhưng hầu hết các dự án triển khai lại không định nghĩa và nghiêm túc hướng tới ngày kết thúc dự án dự kiến.
  15. Nói không với chỉnh sửa may đo phần mềm (Customization) thì dự án dễ thành công và sớm đi vào hoạt động hơn.
  16. Doanh nghiệp không nhất thiết phải triển khai ERP tất cả chức năng trong một lần.
  17. Ngoài vấn đề lập kế hoạch thì việc triển khai cần phải thực thi, cần phải hành động theo đúng kế hoạch.
  18. Nếu không có thước đo đánh giá thì sẽ chẳng biết đánh giá hệ thống có vận hành tốt hay không?
  19. Luôn ý thức rằng việc triển khai có thể gặp vấn đề.
  20. Sự thành công và lợi ích của ERP được cả thế giới thừa nhận.

Yêu cầu đối với phần mềm ERP

Xác định số lượng công ty tham gia dự án ERP

Có bao nhiêu công ty tham gia dự án phần mềm. Các công ty cùng một pháp nhân hay nhiều pháp nhân (Hạch toán độc lập hay phục thuộc). Các công ty có cùng lĩnh vực kinh doanh hay khác nhau.

Xác định phạm vi nghiệp vụ và xây dựng  tài liệu yêu cầu người sử dụng

(Đây là công việc cần thiết trước khi triển khai dự án xây dựng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp nhằm đảm bảo dự án đáp ứng đủ các yêu cầu về mặt quy trình nghiệp vụ của người dùng.)

Yêu cầu chung:

Chú ý tập trung vào các yêu cầu chính cần đạt được theo mục tiêu kinh doanh và tầm nhìn công ty. Yêu cầu cần đáp ứng

  • Về mặt chiến lược, mục tiêu kinh doanh (Quan trọng để đo lường lợi ích của hệ thống sau go-live)
  • Về mặt pháp lý. Có phù hợp với luật pháp và các quy định về pháp luật tại Việt Nam hay không?
  • Về mặt quy trình nghiệp vụ đặc thù của lĩnh vực ngành nghề kinh doanh của khách hàng.

Yêu cầu chức năng chi tiết

  • Nghiệp vụ quản lý tài chính kế toán
  • Mua hàng
  • Quản lý kho
  • Bán hàng
  • Quản lý sản xuất
  • Quản lý dự án và đầu tư xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật
  • Nghiệp vụ bán lẻ tại cửa hàng (POS)
  • Quản lý hệ thống  nhà phân phối (DMS)
  • Nhân sự, chấm công, tính lương

Yêu cầu tích hợp phần mềm ERP với

  • Hệ thống cửa hàng bán lẻ POS
  • Hệ thống hóa đơn điện tử e-invoice
  • Tích hợp hệ thống thanh toán của ngân hàng
  • Tích hợp với website thương mại điện tử.
  • Khác

Yêu cầu số lượng người sử dụng phần mềm ERP

Xác định số lượng người dùng theo công ty, phòng ban

Bản quyền và số lượng người dùng ERP

Bảng dự trù số lượng người dùng và bản quyền ERP

Số lượng báo cáo muốn sử dụng

  • Danh sách báo cáo VAS TT200

Báo cáo VAS thông tin 200 APZON SAP B1

Danh mục biểu mẫu báo cáo, sổ sách, chứng từ theo TT200

  • Danh sách báo cáo phát triển riêng theo yêu cầu.

*** Là những báo cáo chưa có sẵn trên phần mềm, và mỗi một công ty có yêu cầu báo cáo quản trị khác nhau. Đơn vị tư vấn và doanh nghiệp nên trao đổi kỹ về các báo cáo này và đưa vào phạm vi hợp đồng để tránh những tranh luận không cần thiết và phát sinh những khoản chi phí vượt ngân sách dự án.

Chuẩn hóa quy trình nội bộ trước triển khai ERP

Đây là điều kiện lý tưởng.

Tuy nhiên, thực tế triển khai ERP tại Việt Nam thì nhiều doanh nghiệp chưa chuẩn bị tốt khâu này.  Vì vậy ERP lại là một cơ hội để thúc đẩy toàn bộ các phòng ban trong doanh nghiệp phải tự chuẩn hóa và phối hợp chặt chẽ với nhau.

Và đương nhiên,

Cách chuẩn hóa tốt nhất là áp dụng chuẩn ERP. Một công đôi việc (Lưỡng cử nhất tiện)

Tiếp theo, doanh nghiệp cần

Lựa chọn giải pháp phần mềm ERP

TOP 10 ERP nước ngoài

Phía dưới là TOP 10 ERP thế giới. Nguồn Panorama

TOP 10 ERP Provider

TOP 10 nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới

TOPLIST 10 nhà cung cấp ERP hàng đầu Việt Nam

Nguồn: Toplist.vn

TOP 10 ERP Việt

TOPLIST 10 nhà cung cấp ERP Việt Nam

  • Bravo
  • Fast
  • Misa
  • LinkQ
  • Smart
  • TONY
  • SIMBA
  • GAMA
  • OMEGA

Top 10 phần mềm mã nguồn mở Open Source ERP

  • Open Odoo,
  • Adempiere,
  • Apache OFBiz,
  • xTuple
  • Open Bravo,
  • Opentaps,
  • Doribarr,
  • ERP5,
  • ERPNext,
  • LedgerSMB

Sự khác nhau giữa ERP nội và ngoại

Khác biệt lớn nhất

  1. Tư duy làm hệ thống, làm sản phẩm, làm giải pháp (chứ không phải phần mềm)
  2. Kinh nghiệm quản trị thực tế tích lũy hàng trăm năm của doanh nghiệp Âu Mỹ và cuả hàng triệu công ty hàng đầu đã sử dụng trên toàn thế giới

Ngoài ra, còn một số khác biệt

So sánh giải pháp ERP nội và ngoại

So sánh ERP nước ngoài và ERP Việt Nam

Bạn muốn biết thêm sự khác biệt giữa các giải pháp ERP. Liên hệ  APZON để được tư vấn

So sánh một số giải pháp ERP phổ biến trên thị trường,

 

Một số phần mềm ERP phổ biến tại Việt Nam

So sánh một số phần mềm ERP phổ biến

Một số phần mềm ERP phổ biến

Một số phần mềm ERP phổ biến tại Việt Nam

Chi phí tham khảo thị trường

Cơ cấu chi phí

Dự án phần mềm ERP bao gồm 03 chi phí chính

  • Chi phí bản quyền
  • Bảo trì
  • Chi phí dịch vụ triển khai

*** Chi phí bản quyền và bảo trì phần mềm ERP được hãng ủy quyền cho đối tác thu hộ. Chi phí dịch vụ triển khai mới là chi phí của đơn vị tư vấn.

Chi phí bản quyền và triển khai

Tùy từng phần mềm ERP mà chi phí bản quyền khác nhau. Vui lòng quay lại phần bên trên để tham khảo chi phí bản quyền của một số phần mềm.

Bạn muốn biết chi tiết thêm vui lòng liên hệ với các đối tác của các hãng phần mềm hoặc liên hệ trực tiếp với công ty phần mềm.

Nếu bạn muốn biết thông tin về phần mềm ERP SAP Business One vui lòng liên hệ APZON

Tiêu chí đánh giá phần mềm ERP

Phương pháp đánh giá

  1. Liệt kê ra các tiêu chí đánh giá
  2. Cho điểm từng tiêu chí theo thang điểm 10 (1 là kém nhất, 10 là tốt nhất)
  3. Đánh giá mức độ quan trọng của từng tiêu chí và gắn TRỌNG SỐ (Weights)
  4. Nhân điểm với từng trọng số
  5. Lấy điểm trung bình của các tiêu chí
  6. Đưa ra quyết định

Tiêu chí đánh giá chung

Đánh giá phần mềm ERP

Tiêu chí đánh giá phần mềm ERP

Tiêu chí về giá và Mức độ đáp ứng của Phần mềm?

So sánh giá và tính năng phần mềm ERP

So sánh giá và tính năng phần mềm ERP

Kinh nghiệm triển khai của đơn vị tư vấn ERP

Bạn cần đưa ra các câu hỏi cho các đơn vị tư vấn triển khai phần mềm ERP như sau:

  1. Họ có bao nhiêu năm kinh nghiệm tư vấn triển khai phần mềm ERP
  2. Kinh nghiệm tư vấn triển khai giải pháp phần mềm cho các doanh nghiệp tương tự trong cùng lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh
  3. Số lượng dự án đã triển khai
  4. Số lượng dự án đã triển khai thành công

Với thông tin như trên, bạn hoàn toàn có thể tự tin để lựa chọn một phần mềm phù hợp với nhu cầu của mình.

Lựa chọn mô hình triển khai dự án ERP

Mô hình cài đặt tại chỗ (On-Premise)

Theo Mô hình On-Premise:

  • Bản quyền: Là bản quyền trọn đời
  • Cơ sở hạ tầng IT và phần cứng: được cài đặt “In-house” – cài đặt tại chỗ trên phần cứng (server) thuộc sở hữu của doanh nghiệp.
  • Phương pháp triển khai: Cầm tay chỉ việc – đơn vị tư vấn triển khai sẽ cùng làm việc chặt chẽ với doanh nghiệp từ 02 đến 08 tháng cho đến lúc dự án phần mềm ERP đi vào vận hành.

Mô hình ERP điện toán đám mây (ERP Cloud)

Theo Mô hình On-Cloud:

  • Bản quyền: Trả theo tháng/quý/năm
  • Cơ sở hạ tầng IT và phần cứng: được cài đặt “On-Cloud” – cài đặt trên mây trên phần cứng (server) thuộc sở hữu của nhà cung cấp hoặc bên thứ 03.
  • Phương pháp triển khai: Đào tạo xong sử dụng ngay – Tùy thuộc nhu cầu của doanh nghiệp, đơn vị tư vấn các dịch vụ tương ứng như: dịch vụ support, dịch vụ phát triển thêm phiếu in, báo cáo, dịch vụ gia tăng dung lượng lưu trữ….

Lưu ý: Mô hình On-Cloud hạn chế khả năng customizing và phù hợp với các doanh nghiệp thương mại nhiều hơn.

Mô hình triển khai nhanh

Là mô hình với số lượng user tối thiểu và ưu đãi tối đa (chi phí license thấp nhất) mà các nhà cung cấp giải pháp ERP dành riêng cho doanh nghiệp mới vận hành nhưng có kỳ vọng phát triển nhanh trong tương lai gần.

*** Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp đã có kinh nghiệm triển khai phần mềm tương tự, mong muốn áp dụng chuẩn hệ thống, không có nhu cầu sửa đổi, tùy biến, và không cần hỗ trợ nhiều từ đơn vị tư vấn.

Mô hình triển khai ERP tối ưu (ERP best practice/industry practice)

Mô hình triển khai tối ưu cho từng ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh. Những ngành hẹp và đặc thù như hàng không, khai thác mỏ, khí và ga, may mặc, bán lẻ, dược…có những yêu cầu riêng. Vì vậy các hãng phần mềm ERP đóng gói ra sẵn một giải pháp Vertical – ngành dọc đáp ứng riêng cho thị trường ngách này và nó là giải pháp ERP tốt nhất vì nó chuyên biệt và đúc kết kinh nghiệm nhiều khách hàng tương tự

Đơn vị tư vấn ERP tại Việt Nam

Các nhà cung cấp ERP nước ngoài tốt nhất tại Việt Nam

Nguồn: Phanmemketoanerp

 phần mềm ERP ngoại

TOP nhà cung cấp tư vấn triển khai phần mềm ERP ngoại

Top 10 đơn vị triển khai ERP nội

Vui lòng quay lại bên trên để xem

Các đối tác SAP triển khai Business One (SAP B1)

Nguồn: SAP.COM

Đối tác triển khai SAP Buisness One

Đối tác triển khai SAP Buisness One

Lựa chọn nhân sự triển khai dự án ERP nội bộ

Giám đốc dự án

Giám đốc dự án phần mềm ERP

Giám đốc dự án phần mềm ERP

Quản trị dự án

Quản trị dự án phần mềm ERP

Quản trị dự án phần mềm ERP

Business Process Owner

BPO (Business Process Owner): Giám đốc các bộ phận, điều phối, phân công nguồn lực và ký duyệt.

Key User (thành viên đội dự án)

Thành viên đội dự án phần mềm ERP

Thành viên đội dự án phần mềm ERP

Chính sách đãi ngộ và khen thưởng

Doanh nghiệp nhất định phải xây dựng chính sách đãi ngộ, khen thưởng để khuyến khích và động viên nhân viên tham gia dự án hoàn thành tốt nhiệm vụ. Bởi triển khai ERP sẽ có nhiều thời điểm chắc chắn không tránh khỏi làm thêm giờ và làm ngoài giờ.

Phương pháp luận 05 bước triển khai dự án phần mềm ERP theo quy trình ASAP (Có hình ảnh)

Phương pháp luận triển khai ASAP

Phương pháp luận triển khai phần mềm ERP ASAP của hãng SAP

Chuẩn bị triển khai dự án ERP – Kick off

Xem các công việc chính trong hình minh họa

Khảo sát và viết tài liệu thiết kế (Business BluePrint)

Xem hình minh họa các bước triển khai

Thực hiện

Tham khảo hình minh họa

Kiểm tra/kiểm thử chấp nhận hệ thống UAT

Đảm bảo hệ thống đúng như tài liệu thiết kế.

Đưa hệ thống vào vận hành (Go-live) và Hỗ trợ tại chỗ.

Bước tiếp theo,

Vận hành phần mềm ERP sau khi go-live (chính thức đưa vào sử dụng)

Đo lường hiệu năng khi go-live hệ thống

Đánh giá mức độ hiệu quả mà ERP mang lại là đo lường hiệu năng hoạt động của DN trước khi triển khai ERP và sau khi go-live hệ thống.

Xác định MỤC TIÊU KINH DOANH (Buisness  Goals) càng cụ thể càng dễ đánh giá mức độ hiệu quả phần mềm ERP. Tham khảo gợi ý để đưa ra các tiêu chí

Đo lường lợi ích phần mềm ERP

Đo lường lợi ích phần mềm ERP

Tiếp tục đào tạo

Nhân sự thay đổi, nâng cấp, cập nhật tính năng mới, tích hợp với phần mềm thứ 3….là những lý do doanh nghiệp cần xác định chiến lược Đào tạo lâu dài và liên tục để đảm bảo hiệu suất hoạt động kinh doanh và vận hành hệ thống hiệu quả.

Xác định các quy trình tác nghiệp cần cải thiện

Các vấn đề nhỏ 02 bên thống nhất để lại sau khi nghiệm thu. Các quy trình mới phát hiện cần bổ sung. Các yếu tố thay đổi khi làm thực tế cần hệ thống ghi nhận đầy đủ để phối hợp với đơn vị tư vấn nâng cấp cải thiện.

Bảo trì và khắc phục lỗi và sự cố hệ thống

Nội dung bảo trì và các vấn đề khắc phục lỗi phát sinh cần được thống nhất trong hợp đồng để đảm bảo xử lý các công việc phát sinh sau go-live.

Xin cảm ơn các bạn đã ủng hộ và quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ APZON cung cấp.

Hy vọng APZON Team sẽ có sớm cơ hội phục vụ quý vị trong tương lai.

Phần mềm ERP từ chiến lược tới thực thi được APZON Team (thành viên APZON) tổng hợp và chia sẻ.

Mọi thắc mắc, vui lòng vào mục Liên hệ, hoặc quay lại trang chủ APZON 

APZON Team.