+84 (24) 7306 6336 info@apzon.com

Liệu đã đến lúc doanh nghiệp cần nâng cấp phần mềm kế toán

Nâng cấp phần mềm kế toán là gì?

Và tại sao doanh nghiệp cần nâng cấp phần mềm kế toán?

Có rất nhiều đáp án khác nhau.

Nhưng nếu “phần mềm kế toán hiện tại đã không còn phù hợp” 

Hoặc “Chức năng phần mềm kế toán không được thiết kế đủ mạnh ngay từ đầu để linh hoạt đáp ứng với nhu cầu phát triển nhanh của doanh nghiệp”

thì đã đến lúc,

Doanh nghiệp cần đầu tư nâng cấp phần mềm kế toán lên phần mềm ERP

Bạn có thể tìm hiểu ERP là gì, thông tin về ERP, Bản đồ ERP, Cẩm nang hướng dẫn ERP cho doanh nghiệp tại đây.

Và nếu nó vẫn chưa đủ thuyết phục bạn nâng cấp phần mềm kế toán hiện tại thì,

Bạn hãy xem ngay,

Khác biệt giữa phần mềm kế toán và ERP là gì?

Sự khác biệt căn bản giữa phần mềm kế toán thông thường (phần mềm rời rạc) và ERP

Nâng cấp phần mềm kế toán lên ERP

Khác biệt giữa phần mềm kế toán và ERP

Phần mềm kế toán và ERP còn khác biệt nào nữa?

Phần mềm kế toán ban đầu xử lý các giao dịch thuần kế toán.

Về sau, do nhu cầu của thị trường, nâng cấp phần mềm kế toán được doanh nghiệp sản xuất phần mềm chú trọng mở rộng thêm với nhiều tính năng về mua hàng, bán hàng, kho…

Tuy nhiên, khó khăn phần mềm kế toán gặp phải là ngay từ đầu nó đã không được thiết kế để đáp ứng các nhu cầu khác ngoài kế toán.

Vì vậy, mà cách làm là chắp vá, thêm bớt…dẫn tới không bao phủ hết các tình huống và nghiệp vụ phức tạp liên quan đến sản xuất, quản lý dự án, phân phối….

Bạn có đồng ý với chúng tôi về điểm này?

Ngược lại, giải pháp ERP được thiết kế ngay từ đầu cho các yêu cầu thiết yếu trong doanh nghiệp như lập kế hoạch nguyên vật liệu phục vụ sản xuất nên nó bao gồm mọi hoạt động xảy ra trong doanh nghiệp mà không chỉ có kế toán.

Nền tảng ERP luôn sẵn sàng cho sự tích hợp với những giải pháp của bên thứ 03

Vì vậy ERP là giải pháp đồng bộ, tích hợp đầy đủ từ đầu đến cuối, từ trong ra ngoài và đáp ứng hầu hết (chứ không phải tất cả) các nghiệp vụ, các mảng kinh doanh với dữ liệu được chia sẻ giữa các phòng ban.

Vậy dấu hiệu nào giúp bạn nhận biết phần mềm kế toán hiện tại không còn phù hợp,

Và đã đến lúc doanh nghiệp của bạn cần thay đổi, nâng cấp lên phần mềm ERP.

Bạn muốn cải thiện mối quan hệ với khách hàng tốt hơn?

Cải thiện mối quan hệ với khách hàng tốt hơn bằng cách nào?

Hãy cung cấp mọi thông tin khách hàng cần với chỉ vài cú click chuột chứ không cần phải gọi điện tới người khác của phòng ban khác.

Các nghiên cứu ngày ngay chỉ ra rằng 80% quyết định mua hàng được thực hiện trước khi khách hàng nói chuyện với nhân viên kinh doanh.

Khi họ đã sẵn sàng mua, họ đã biết trước yêu cầu của họ.

Việc họ muốn là người bán hàng đáp ứng những yêu cầu đó và giúp họ trải nghiệm sản phẩm/dịch vụ đúng như họ mong đợi.

Điều này có nghĩa là website hoặc nhân viên kinh doan của bạn cần phải có thông tin tức thời (real-time) về sản phẩm/dịch vụ.

Và đưa ra câu trả lời ngay lập tức các câu hỏi

Hàng có sẵn để bán không? Bao lâu có thể giao hàng?…

Một giải pháp ERP sẽ hỗ trợ những thông tin tức thời mà khách hàng muốn.

Và đương nhiên nhân viên của bạn có thông tin ngay lập tức để trả lời khách hàng.

Không những vậy nhân viên kinh doanh còn biết trước lịch sử mua hàng, thói quen mua hàng, và mặt hàng khách hàng ưa tích.

Thậm chí họ có thể dự báo nhu cầu của khách hàng trong tương lai.

Cá nhân hóa trải nghiệm của khách hàng bằng việc hiểu thói quen của họ, cộng với việc tiếp thị đúng nhu cầu, sẽ giúp bạn cải thiện mối quan hệ với khách hàng.

Bạn muốn biết doanh nghiệp đang phát triển như thế nào nhưng không có được thông tin tức thời.

Báo cáo kế toán, báo cáo quản trị nhanh, tức thời

Phần mềm kế toán có thể cung cấp cho bạn thông tin về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chỉ khi dữ liệu được quản lý tập trung tại một địa điểm và chỉ sau 5 đến 15 ngày tập hợp số liệu báo cáo từ các phòng ban và nhà cung cấp.

Tuy nhiên khi doanh nghiệp tăng trưởng, địa bàn kinh doanh mở rộng, nhân viên tương tác từ xa và qua thiết bị di động…thì khả năng hỗn loạn sẽ xảy ra.

Một kịch bản khác, là nếu doanh nghiệp muốn thông tin bên ngoài hệ thống kế toán.

Hoặc dữ liệu từ một nhân viên đang trong thời gian nghỉ phép, nghỉ bệnh, ngưng công việc tạm thời.

Thì khi đó bạn sẽ bị thiếu thông tin.

Đó sẽ là điểm mù che mắt bạn và có thể bạn sẽ đưa ra những quyết định sai.

Quá nhiều công việc trùng lặp

Một phần mềm kế toán là không đủ để xử lý mọi hoạt động doanh nghiệp. Do vậy, bạn cần nhiều phần mềm khác.

Tuy nhiên, nhập quá nhiều thông tin giống nhau vào nhiều phần mềm khác nhau và phải nhập bằng tay dẫn tới những lỗi tiềm tàng có thể xảy ra.

Thậm chí đóng sổ cuối tháng trở thành công việc khó khăn khi nhu cầu đồng bộ giao dịch tăng cao.

Một giải pháp ERP sẽ xử lý tất cả các hoạt động từ dữ liệu đầu vào, và tự động đồng bộ trước.

Công việc giấy tờ, và lỗi sẽ được giảm thiểu và công việc cuối tháng sẽ đỡ vất vả hơn.

Dữ liệu được lưu trữ không tập trung.

Phòng kế toán mất quá nhiều thời gian để tập hợp dữ liệu từ các hệ thống, phòng ban khác.

Dữ liệu được phân mảnh, có nghĩa là chậm chễ trong việc lấy thông tin, xung đột trong việc kiểm soát thông tin và thách thức trong việc đồng bộ dữ liệu.

Nỗi lo tồn kho.

Kế toán cần đối chiếu với bộ phận kho để xác định giá trị và số lượng tồn kho.

Nếu số lượng mã hàng lớn, mã hàng không được quy chuẩn, việc đối chiếu sẽ mất thời gian và sự chính xác của dữ liệu không có gì đảm bảo.

Báo cáo không cung cấp những gì bạn cần

Nếu báo cáo được tham chiếu từ nhiều nguồn thì thời gian làm báo cáo sẽ phát sinh độ trễ để có được thông tin chính xác ra quyết định.

Báo cáo thông minh dạng bảng biểu trực quan (dashboards) là báo cáo trực quan và nhanh nhất để nhìn dữ liệu dành cho lãnh đạo cao cấp.

Nhưng để có báo cáo thông minh bạn phải có bể dữ liệu đủ thông tin.

Mà thông tin có được nhờ một hệ thống phần mềm ERP nền tảng nằm bên dưới.

Dự báo xu hướng, bán hàng và ngân sách.

Dự báo ngân sách, chi phí, kinh doanh

Dù có nhạy bén kinh doanh cỡ nào, bạn cũng cần dữ liệu để dự trù ngân sách, dự báo bán hàng, và phân tích xu thế.

Dữ liệu tức thời là chìa khóa để có được nhưng gì bạn cần trong việc đưa ra quyết định và đưa ra hành động đúng đắn.

ERP cho bạn dữ liệu trực quan, tổng hợp.

Bảo mật thông tin, yêu cầu kế toán, kiểm toán.

Dữ liệu tập trung bảo mật thông tin dễ hơn dữ liệu không tập trung.

Năng lực xử lý của hệ thống (System performance)

Một hệ thống cũ, lỗi thời với cơ sở hạ tầng, đường truyền mạng, server và phần mềm không đồng bộ, không được nâng cấp phát triển thường xuyên, dẫn đến năng lực xử lý dữ liệu yếu.

Nếu không có giải pháp thay thế thì hiệu suất lao động của nhân viên sẽ gặp rất nhiều thách thức vì tốn quá nhiều thời gian để đợi hệ thống xử lý những giao dịch lớn như báo cáo năm, chạy chức năng lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu…

Cuối cùng, Bạn đã biết mình cần phải nâng cấp phần mềm kế toán rồi chứ!

Và nếu bạn đang cân nhắc một phần mềm ERP thay thế, thì bạn có thể cân nhắc đến SAP Business One và đối tác triển khai uy tín APZON nhé

Vì sự thành công của doanh nghiệp!

APZON Team